Einsatzplanung im Handwerksbetrieb: Auslastung statt Bauchgefühl

Mit zwei Mitarbeitern weiß man, wer wo ist. Ab drei, vier Leuten, mehreren Baustellen und Kundendienst nebenher wird es eng. Typische Folgen sind doppelt vergebene Monteure, vergessene Termine und Kunden, die vergeblich warten.

Das Problem ist selten die Menge der Arbeit, sondern dass niemand außer dem Planer weiß, wie voll die Woche wirklich ist. Ein Plan, den alle sehen, löst das.

Diese Regeln funktionieren mit einer Tafel an der Wand genauso wie mit einer Software. Wichtig ist, dass sie jeder im Betrieb kennt.

Ein Mitarbeiter mit 40 Stunden hat in einer Woche mit Feiertag nur 32. Wer zwei Tage Urlaub hat, nur 24. Klingt banal, wird aber oft vergessen. Plane deshalb zuerst die Abwesenheiten und rechne dann, was übrig bleibt.

Fahrzeiten gehören in die Planung. Ein Auftrag mit zwei Stunden Arbeit und einer Stunde Anfahrt bindet drei Stunden.

Eine Planungssoftware rechnet die Kapazität für dich, zieht Feiertage und Urlaub automatisch ab und warnt, wenn jemand doppelt verplant ist. Vor allem aber sieht jeder im Team seine eigenen Termine auf dem Handy, ohne anzurufen.