Kundenanfragen aus WhatsApp und Telefon nicht verlieren
Eine Anfrage per WhatsApp am Abend, ein Anruf auf der Baustelle, eine Mail an die alte Adresse. Jede einzelne ist ein möglicher Auftrag, und jede kann verloren gehen.
Viele Kanäle, kein Eingang
Kunden melden sich dort, wo es für sie am bequemsten ist. Für den Betrieb heißt das: Anfragen liegen auf dem Handy des Chefs, im Notizblock des Gesellen und im Mailpostfach. Ohne festen Ort fällt irgendwann eine durch.
Ein Ort für alles
Die einfachste Regel: Jede Anfrage landet an genau einem Ort, egal woher sie kommt. Das kann ein Buch auf dem Schreibtisch sein oder ein digitales Postfach. Wichtig ist, dass jeder im Team weiß, wohin damit.
- ●Anrufe sofort als Notiz festhalten
- ●WhatsApp-Anfragen als Screenshot sichern
- ●Ein Formular auf der Webseite statt nur einer Telefonnummer
- ●Jede Anfrage am selben Tag beantworten oder einplanen
Aus der Anfrage wird ein Termin
Eine Anfrage ist erst erledigt, wenn sie ein Termin ist oder bewusst abgesagt wurde. Digitale Postfächer helfen, weil sie Name, Kontakt und Anliegen gleich übernehmen. Manche erkennen die Angaben sogar automatisch aus einem Text oder Screenshot.
Achte dabei auf Datenschutz: Was nicht gebraucht wird, sollte nicht gespeichert werden, und Gesprächsverläufe gehören nicht ungefragt in fremde Systeme.
So hilft Betriebs-Buddy
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Häufige Fragen
Darf ich WhatsApp im Betrieb für Kundenanfragen nutzen?+
Das ist eine Frage des Datenschutzes und gehört zu deinem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt. Dieser Ratgeber zeigt nur, wie man Anfragen organisiert.
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